geen omkijken meer naar wagen-, materieel-, of machineparkbeheer

Het belang van voertuigen, materieel en machines in organisaties wordt nogal eens onderschat. Het is tenslotte maar die bedrijfsbus waarmee monteurs zich moeten kunnen verplaatsen en hun gereedschap in mee moeten kunnen nemen of, het is tenslotte maar die grasmaaier waarmee in de gemeente alle plantsoenen moeten worden bijgehouden. Juist deze middelen maken zo’n belangrijk onderdeel uit van het primaire proces in een organisatie. Want, staat de bus stil, dan komt de monteur niet of niet op tijd op zijn klus, zijn klanten ontevreden en wordt er minder verdiend.

Het kan ook zo zijn dat het onderhoud goed op orde is door bijvoorbeeld een leasecontract waar onderhoud bij in zit en waar de leasemaatschappij een stuk borging op zich neemt. Dit heeft weer andere nadelen, want vaak is er een maximum aantal kilometers per jaar afgesproken en kun je toch voor grote onverwachte kosten komen te staan wanneer dit overschreden wordt. Daarnaast profiteer je niet van de restwaarde van de voertuigen, materieel of machines bij verkoop. Jammer toch?

Wat zou jij veranderen, of veranderd willen zien als het aan komt op wagen-, materieel- of machineparkbeheer?

uitdagingen

Heb jij er ooit voor gekozen om leasecontracten af te sluiten met als reden om deels ontzorgd te worden in onderhoud en te weten wat de maandelijkse kosten zijn? Hoe heeft dat uitgepakt?

In praktijk worstelen veel organisaties, ondanks de leasecontracten, met onverwacht hoge kosten. Waar zit dat in? In leasecontracten wordt vaak een maximum aantal kilometers per jaar opgenomen. Dit ligt standaard vaak rond de 10.000 kilometer. In de kleine lettertjes van het contract is vastgelegd dat wanneer het maximum wordt overschreden er een boete per overschreden kilometer in rekening wordt gebracht. Dit resulteert bij veel organisaties in onverwachte facturen waarmee deze boetes in rekening worden gebracht. Tip: check de contracten die jouw organisaties heeft afgesloten en houd hier rekening mee in de toekomst.

In praktijk blijkt vaak dat een wagenpark in eigendom hebben, voordeliger is dan een leasecontract. Een leasemaatschappij rekent ook marge en door toch onverwacht hoge kosten is een wagenpark leasen vaak duurder dan een wagenpark in eigendom hebben. Heeft u dit scenario al eens doorberekend voor uw wagenpark- en of materieelpark? Vibber rekent dit graag door zodat inzichtelijk wordt welk scenario het beste past.

Organisaties die de keus hebben gemaakt om hun wagenpark- en of materieelpark in eigendom te nemen, doen hier vaak zelf het beheer op. De omslag om een wagenparkbeheerder in dienst te nemen ligt bij enkele honderden voertuigen, afhankelijk van het type voertuig. Bij veel organisaties wordt het beheer daarom gedaan door een financieel verantwoordelijke, HRM-medewerker of administratief medewerker die het naast de reguliere werkzaamheden doet. Doordat het beheer niet de focus heeft, ontbreekt vaak het volledige overzicht en daarmee ook de grip op onderhoud, kosten en voldoen voertuigen en-of materieel niet altijd aan de eisen/wensen voor de uit te voeren activiteit. Kun jij met zekerheid zeggen dat alle voertuigen gekeurd zijn? Voor voertuigen hebben organisaties dit vaak nog wel op orde. Neem nu al het elektrisch gereedschap of materieel. Volgens de NEN 3140 norm moet dit jaarlijks gekeurd worden. Is dit op orde? Of toch niet…? Zijn alle kosten met één druk inzichtelijk en gegroepeerd op kostensoort zoals onderhoud, reparaties, banden, schades? Zijn jullie ook al zover dat u een jaarlijks budget heeft vastgesteld per kostensoort? Pas wanneer deze cijfers inzichtelijk zijn kan er gestuurd worden op de kosten en kan er daadwerkelijk grip gecreëerd worden.

Dan het fenomeen schades: Worden alle schades door berijders wel gemeld? Het invullen van het schadeformulier is een administratief gedoe wat berijders er vaak van weerhoud een kleine schade te melden. En als ze gemeld worden, worden de formulieren dan goed ingevuld? Hoe lang duurt het voordat het formulier correct is en de schade daadwerkelijk afgehandeld kan gaan worden? Het helpt bij het schadeproces wanneer berijders op een simpele manier een schade kunnen melden en indien nodig deskundig advies krijgen bij het invullen van een schadeformulier.

Een belangrijk punt dat we niet moeten vergeten is duurzaamheid. De technologische ontwikkelingen gaan hard, maar nog niet alle technologieën zijn even beproefd, of ze zijn vrij kostbaar. Hoe kan jouw organisatie verduurzamen op het gebied van wagen- en/of materieelpark? Misschien elektrisch rijden? Er zijn steeds meer personenwagens maar ook bedrijfswagens die elektrisch aangedreven zijn. Of misschien toch investeren in waterstof? Vibber adviseert graag bij dit thema.

oplossingen

De basis voor goed beheer is inzicht in alle objecten en bijbehorende data. Gestroomlijnde beheerprocessen en afspraken met garagisten over het beheer. Slimme beheersoftware kan hierbij helpen. Met deze software zijn alle objecten inzichtelijk, worden automatisch meldingen gegenereerd bij keuringen of onderhoud en worden alle begrotingen en kosten gelogd. Het is ook mogelijk om volledig ontzorgd te worden: zo heeft de organisatie geen omkijken meer naar het beheer en krijg je maandelijks een managementrapportage met alle KPI’s.