duurzaam assetmanagement bij Irado (video)

Vibber is door Irado gevraagd om duurzaam assetmanagement op te zetten. In de vorm van een volwaardige afdeling en de implementatie van beheersoftware die de processen van assetmanagement volledig ondersteunt. Een van de vibber consultants is als interim-assetmanager aan de slag gegaan. Hierbij is gestart met het formuleren van doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, kostenreductie, risico en prestatie. Vervolgens zijn er actieplannen aan verbonden waarna de werkzaamheden zijn bepaald van de medewerkers die in de afdeling zouden gaan horen. Er is uiteindelijk een afdeling gestart waarbij in de eerste plaats de voertuigen, het materieel en de containers binnen assetmanagement zijn gaan vallen. En later ook nog andere assets zoals gebouwen aan toegevoegd gaan worden.

Bekijk hier de referentievideo:

over Irado en assetmanagement

Irado zorgt voor een schone en verzorgde leefomgeving. Ze adviseren bedrijven en gemeenten, scholen en het bedrijfsleven over afvalbeheer, onderhoud van de openbare ruimte en helpen bij het uitvoeren ervan. Irado verzorgt de gescheiden huishoudelijke afvalinzameling voor de gemeenten Capelle aan den IJssel, Schiedam, Rozenburg en Vlaardingen.  Daarnaast is Irado veelzijdig in het verzorgen van het beheer van de openbare ruimte. Naast het groenonderhoud en straatreinigen verzorgen ze bijvoorbeeld ook bestratings- en civielwerkzaamheden en onderhouden ze sportvelden, straatmeubilair en speeltoestellen. Om al die werkzaamheden goed uit te kunnen voeren heeft Irado een groot en uitgebreid wagenpark met o.a. ongeveer 45 vrachtwagens en 60 lichte bedrijfsvoertuigen. Daarnaast is er veel verschillend materieel aanwezig van veegmachines, grasmaaiers, tractoren tot aan sneeuwschuivers en mini-graafmachines.

duurzaam denken én doen!

Irado gaat en staat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Dat betekent dat ze verstandig omgaan met schaarse bronnen op het gebied van mens, milieu en maatschappij. Dit geldt dus ook voor hun assets. MVO doet Irado door de optimale balans te zoeken tussen acceptabele kosten, presentatie, aanvaardbare risico’s en met nadruk op duurzaamheid.

Duurzaamheid is een mooi streven voor een organisatie als Irado. Door dit streven focussen ze zich niet alleen op korte-termijndoelstellingen, maar ook op de lange-termijndoelstellingen voor de toekomstige generatie. De assets van Irado kunnen een significante bijdrage leveren aan het bereiken van hun duurzaamheidsdoelstellingen en daarom kiest Irado voor duurzaam assetmanagement. Lees er meer over op de site van Irado.

wat is duurzaam assetmanagement?

Duurzaam assetmanagement is de verbindende schakel tussen systemen als kwaliteitsmanagement, risicomanagement, verandermanagement en informatiemanagement. Deze systemen grijpen namelijk steeds meer in elkaar en er is behoefte om richting te kunnen geven. Daarom streeft duurzaam assetmanagement ernaar om balans te brengen tussen duurzaamheid, prestatie, acceptabele kosten en aanvaardbare risico’s van de beheerde assets bekeken over hun hele levensduur.

duurzaamheid

Duurzaamheid van assets kan op verschillende manieren worden beïnvloed. Dit begint al bij de juiste configuratie bij aanschaf voor de uit te voeren werkzaamheden. Denk aan het type brandstof en het type motor. Evenals de grootte en het gewicht van het voertuig. Zodat je niet te veel te grote vrachtwagen met veel te veel vermogen aanschaft voor het werk wat er uiteindelijk mee wordt gedaan. Het is dus zoeken naar innovatie van nieuwe technieken en de juiste configuratie voor de werkzaamheden die je wilt gaan doen met het voertuig. Vibber heeft voor Irado hieraan bijgedragen door in samenwerking met de afdeling inkoop de aanbestedingen voor duurzame vrachtwagens en bedrijfswagens uit te voeren. Dit werd gedaan vanuit de doelstelling te verduurzamen en daarvoor de CO2-uitstoot te verlagen. Dit heeft bijvoorbeeld geresulteerd in vuilniswagens die op BIO CNG zijn gaan rijden en een aantal elektrische bedrijfswagens.

prestatie

Hoe beter de assets dus zijn afgestemd op de gebruikers en de werkzaamheden hoe duurzamer de assets worden. Bij de aanschaf van de assets is het daarom van groot belang dat altijd in gesprek gegaan wordt met de gebruikers om vanuit hun expertise hun eisen en wensen te bespreken. Deze stap wordt te vaak over geslagen. Wat kan resulteren in verkeerd geconfigureerde voertuigen voor de werkzaamheden. Met ontevreden medewerkers, onveilige situaties en inefficiënte werkmethoden als gevolg.

inzetbaarheid

Ook wil je streven naar een zo groot mogelijke inzetbaarheid van de assets. Hierbij moet worden gedacht aan het verminderen van onverwachte stilstand en verhogen van optimaal geplande stilstand voor (preventief)onderhoud. Ook kan er worden gekeken hoe vaak en hoe lang voertuigen en materieel per dag worden gebruikt. Wellicht kan het gebruik van twee voertuigen of materieel worden gecombineerd, waardoor één voertuig of materieel minder nodig is. Dit is niet alleen duurzamer, maar zorgt er ook voor dat de kosten omlaag gaan. Vibber heeft bijvoorbeeld voor Irado in detail geïnventariseerd welke voertuigen en met welke functies er beschikbaar waren, zodat er vanuit daar kon worden gekeken naar de inzetbaarheid en benodigde capaciteit.

acceptabele kosten

Het doel is bij assetmanagement om de kosten beheersbaar en acceptabel te maken. Dit doen we door kosten van de assets te bekijken over de hele levensduur van de asset (Total Cost of Ownership, TCO) en keuzes op basis daarvan te baseren. Daarnaast kan er worden gestuurd op het verlagen van onnodige kosten die ontstaan door oneigenlijk gebruik of ongeplande stilstand. Vibber heeft de nadruk gelegd op het vooraf bewust zijn van kosten die er aan zitten te komen van, bijvoorbeeld, een reparatie of schade. Op die manier kan je namelijk tijdig ingrijpen en een weloverwogen beslissing maken. Hierdoor voorkom je verrassingen achteraf en houd je kosten beheersbaar.

aanvaardbare risico’s bij assetmanagement

Het is belangrijk om geen (overhaaste) keuzes te maken, zonder de afweging te doen of de risico’s die bij het gebruik kunnen ontstaan aanvaardbaar zijn. Die risico’s moeten dan ook helder zijn. En daarom is een onderdeel van assetmanagement om te onderzoeken welke risico’s er zijn en te overwegen of deze aanvaardbaar zijn. Zijn de risico’s aanvaardbaar dan moet er een plan worden gemaakt hoe de risico’s te beheersen. Welke maatregelen moeten er worden getroffen om het risico zo laag mogelijk te houden. Een voorbeeld hiervan is dat vibber heeft meegedacht in het brandstofpaslimiet waardoor de kans op pasfraude werd terug gebracht.

hoe heeft vibber assetmanagement opgezet binnen Irado?

Het opzetten van assetmanagement binnen Irado was een uitdagende klus, omdat er nog weinig structuur en inzicht was omtrent de assets. Er is dus gestart met een goede inventarisatie van de organisatie, de verschillende afdelingen, taken en verantwoordelijkheden. Het beheer bleek vooral erg verspreid te zijn over verschillende afdelingen. Deze medewerkers deden de taken van het beheer er vaak bij. Naast hun andere werkzaamheden.  Hierdoor ontbrak het aan een overkoepelde visie en strategie en was er geen overzicht of sturing. Daarbij was er ook veel ontevredenheid in de organisatie.

Na de grondige inventarisatie en analyse daarvan is er een voorstel gedaan voor de opzet en plaats in de organisatie van de afdeling assetmanagement. Dat laatste is erg belangrijk omdat de assetmanagement-doelstellingen niet altijd in lijn liggen met de doelstellingen van de uitvoering. Zo gaat het bij assetmanagement namelijk om de balans tussen de kosten en prestaties van een voertuig. En is het voor de afdeling uitvoering vooral belangrijk dat het voertuig inzetbaar is bij de uitvoering van hun werkzaamheden. De afdeling dient dus op gelijk niveau naast de operatie te staan om hun in staat te stellen de doelen te behalen.

implementatie

Na akkoord van het voorstel zijn de rollen binnen de afdeling ingevuld en de werkprocessen verder uitgedacht. Daarbij aansluitend is het beheersysteem van Ultimo Software geïmplementeerd. Hiermee worden de processen ondersteund en is er de beschikbaarheid over de juiste stuurinformatie. Zodat er weloverwogen beslissingen genomen kunnen worden.

Voor goed assetmanagement en het behalen van de gestelde doelen streven we naar het continu verbeteren van de processen en werkmethoden. De basis hiervoor is een vastgelegd optimale proces- en afdelingsstructuur welke bij iedereen gekend is en welke opgevolgd wordt. Bij het opzetten van de afdeling assetmanagement is er dan ook veel tijd besteed aan het vastleggen van de processen en werkmethoden. Deze stevige basis zorgt ervoor dat de afdeling ook flexibel kan zijn. En continu kan blijven verbeteren om in te spelen op veranderingen in behoefte op de markt en het verhogen van de efficiëntie.

Daarnaast is assetmanagement niet iets wat alleen binnen zijn eigen afdeling opereert. Assetmanagement raakt allerlei andere afdelingen en heeft daarmee veel stakeholders. De processen zijn dus ook vaak afdeling-overstijgend of gekoppeld aan leveranciers . Om die dan goed te laten verlopen is het belangrijk verwachtingen uit te spreken en goede afspraken te maken. Daarvoor is er een SLA opgesteld met de uitvoering. Hierin staat beschreven hoe de geleverde service van assetmanagement naar de uitvoering eruit zag. En aan welke voorwaarden er vanuit de uitvoering moet worden voldaan.  Ditzelfde is gedaan met de grootste leverancier van services. Deze zijn namelijk ook een belangrijke schakel in het proces om voldoen aan de behoefte van de uitvoering.

overdracht

Na anderhalf jaar stond er een goede basis met de afdeling. Natuurlijk moest er nog veel gebeuren. Het bracht namelijk veel verandering met zich mee in de gehele organisatie. Maar het succes was er zeker dat er nu één aanspreekpunt was waarbij iedereen terecht kon als het ging om assets, betreffende voertuigen en materieel. Vibber heeft toen een assetmanager geworven waaraan de afdeling is overgedragen.