Ultimo implementatie bij Looije Verpakkingen

Afgelopen jaar is er binnen Looije Verpakkingen door de manager gefocust op het optimaliseren van de activiteiten binnen de faciliteiten en de samenwerking met andere afdelingen. Vibber assets mocht actief ondersteunen binnen de afdeling om een facilitair systeem te implementeren. De keuze van Looije Verpakkingen was gevallen op een implementatie van Ultimo.

In het vorige artikel schreven wij hoe het project rond de implementatie van Ultimo vorm heeft gegeven door middel van een aantal sprints. In dit artikel werd de eerste sprint betreft het beheer van de huizen beschreven. Mocht je dit nog willen nalezen dan vind je dit artikel hier. Na de afronding van Sprint 1, is vibber gestart met de volgende sprint, namelijk die van het machinebeheer.

over Looije Verpakkingen

P.Looije ontzorgt zijn opdrachtgevers bij het om- en verpakken van voedselproducten, waarbij ze bouwen aan een duurzame relatie met klanten en medewerkers. Het streven naar de perfecte werkomgeving speelt hierbij een grote rol. Continue ontwikkeling van hun machines, methodes en werkwijze zorgen ervoor dat Looije Verpakkingen voorop blijft lopen in de verpakkingssector in Nederland. Flexibiliteit, betrouwbaarheid, teamwork en resultaatgerichtheid zijn de kernwaarden waarmee ze hun missie kunnen blijven volbrengen.

de technische dienst

Voor Looije Verpakkingen zijn er twee belangrijke middelen om de productie optimaal draaiende te houden, namelijk de medewerkers en de verpakkingsmachines. Daarbij is de beschikbaarheid van de (juiste) machines één van de belangrijkste zaken.

De technische dienst bij Looije Verpakkingen is verantwoordelijk voor de optimale beschikbaarheid van alle verpakkingslijnen op zowel de lange als korte termijn. Dit houdt in dat ze naast het reguliere onderhoud ook zorgen dat machines tijdig worden verplaatst naar de opslag wanneer er een seizoen eindigt en er een nieuwe verpakkingslijn wordt geïnstalleerd. Daarnaast wordt er snel gereageerd wanneer er een storing optreedt bij een machine. Zo zorgt Looije Verpakkingen er vervolgens voor dat de machine een zo kort mogelijke stilstand heeft.

de uitdaging

Het grote aantal machines, de diversiteit in apparatuur, de wisselingen in lijnen en de druk die optreed bij productie zorgen ervoor dat de technische dienst op een hoog niveau moet functioneren. Om de afdeling verder te professionaliseren ontstond daarom de behoefte aan een goed ondersteunend softwaresysteem. Dit systeem moest enerzijds een goede registratie van alle machines bijhouden  en anderzijds het onderhoudsproces ondersteuning bieden. Daarom is een Ultimo implementatie bij Looije Verpakkingen geschikte oplossing.

Voor de machinebeheerder en hoofd technische dienst was het van belang om een actueel overzicht op te kunnen roepen van de machines op een bepaalde locatie in het bedrijf. Dit was omdat machines geregeld verplaatst worden tussen vestigingen. Daarnaast was er de behoefte om alle informatie van een machine, zoals technisch gegevens en contracten op één plek te verzamelen. Met de Ultimo software kan Looije Verpakkingen gemakkelijk zoeken naar een machine en de desbetreffende informatie daarvan oproepen. Daarbij is de machine verbonden aan een locatie en kan een mutatie hierin makkelijk worden geregistreerd.

preventief onderhoud

De technische dienst wilde het onderhoud preventief kunnen plannen, voorbereiden en afstemmen met productie. Wanneer het preventief onderhoud goed wordt voorbereid, kan er een goede inschatting worden gemaakt van de eventuele stilstand. Door middel van deze schatting kan de benodigde capaciteit van de machines door het technische team worden ingezien. Dit alles is belangrijk om een goede planning te kunnen maken. Je wilt natuurlijk niet alle machines tegelijk stil hebben staan. Hierbij worden de machines het liefst stilgezet wanneer deze niet hoeven worden ingezet (b.v. buiten het seizoen). Daarnaast is het belangrijk om de werkdruk van de medewerkers zoveel mogelijk uit te balanceren. Hiervoor zijn periodieke onderhoudsmodellen ingericht met de Ultimo implementatie bij Looije Verpakkingen, waarmee ver vooraf een planning kan worden gemaakt en eventueel kan worden aangepast.

Ultimo biedt overzicht

Ook worden door de technische dienst storingen geregistreerd en afgehandeld in Ultimo. Daarmee weet het hele team welke werkdruk open staat en welke prioriteiten deze werkzaamheden hebben. Door middel van dit overzicht kunnen de taken onderling worden verdeeld. Bij het afronden van de werkzaamheden wordt beschreven wat er is gedaan en hoeveel tijd dat heeft gekost. Daarmee wordt een onderhoudsgeschiedenis opgebouwd en kan een analyse worden gemaakt van de hoeveelheid correctief onderhoud die plaats vind bij een machine.

Door middel van het Ultimo overzicht en preventief onderhoud zijn de eisen van de BRC-certificering makkelijk te behalen. Vanuit de Ultimo implementatie kan namelijk gemakkelijk een planning worden gemaakt en gedeeld. Daarbij is duidelijk dat de machines ook daadwerkelijk onderhouden zijn. Hierdoor zijn een behoorlijk aantal Excel-lijstjes geëlimineerd.

De technische dienst is gaan werken met de mobiele versie van Ultimo. Deze versie van de Ultimo implementatie brengt direct inzicht op de werkvloer. Daarbij is gebruik gemakkelijk en brengt direct inzicht op de informatie over de machines en werkzaamheden.

waar we trots op zijn

Vibber is voornamelijk trots op de verbeteringen die zijn gemaakt betreft het goed registreren en controleren van machines en werkzaamheden. Dit hebben wij inzichtelijk gemaakt door medewerkers veel persoonlijke aandacht te geven en mee te nemen in het doel van het project. Daarbij is tijdens het implementatieproces het belang van het gebruik van de Ultimo software benadrukt. De medewerkers van Looije Verpakkingen hebben zich vervolgens aan deze nieuwe werkwijze geadopteerd. Deze werknemers zullen gaan merken dat het voor hunzelf ook veel voordelen heeft. In het Ultimo implementatieproces luisteren we erg goed naar feedback en behoeftes omtrent het gebruik van de software om het zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. We merken dat de betrokkenheid een erg groot voordeel heeft bij de kwaliteit van de implementatie.