vibber implementatie Ultimo werkplaatsmanagement en assetmanagement bij Spaansen

aanleiding
Marcel Spaansen, manager bij Spaansen Materieel en Techniek, heeft de ambitie om zijn bedrijfsunit steeds te blijven door ontwikkelen. Een van de concrete punten waar hij tegenaan liep, was het gebrek aan één overzichtelijk systeem waarin alles beheerd kon worden. Alle data die benodigd is in het huidige proces, was namelijk verspreid over verschillende systemen en Excellijstjes. In zijn zoektocht naar een systeem is hij bij Ultimo Software uitgekomen. Een flexibele Cloud-platform wat aan alle eisen en wensen van Spaansen voldoet.

Spaansen Materieel en Techniek is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud, schadeherstel, de constructiewerkzaamheden en diverse projecten aan alle rollende en varende assets plus diverse gebouwen binnen Spaansen. Bij elkaar zijn dit rond de 400 eenheden. Uiteenlopend van trekkers, kippers, stenentrailers, personenauto’s, loswallen, Bobcats, heftrucks, binnenvaartschepen en zelfs twee zeeschepen.

De daadwerkelijke start van de implementatie van Ultimo bij Spaansen werd uitgesteld vanwege capaciteitsgebrek bij Materieel & Techniek maar ook vanwege gebrek aan capaciteit voor de projectleiding en ondersteuning vanuit de IT-afdeling. De implementatie werd door Spaansen aangegrepen om ook goed naar de huidige processen te kijken en deze te optimaliseren, waar nodig in plaats van alleen de huidige processen te implementeren in de nieuwe tool. Vibber heeft deze zorg op zich genomen door zowel de rol van projectleider als die van implementatiepartner te vervullen.

doelstelling
De hoofddoelstelling van het project was de implementatie van een goed ondersteunend fleet management systeem, zodat zowel het werkplaatsmanagement als het assetmanagement bij Spaansen efficiënt konden worden uitgevoerd, met focus op gebruikersgemak en snelheid.

De nadruk lag vooral op het gebruiksgemak van de medewerkers, welke tijdens het hele project nauw betrokken zijn geweest en hun wensen en eisen kenbaar hebben kunnen maken. Daarbij waren het aantal clicks dat er moest worden gedaan met de muis en de wachttijd in het systeem belangrijke graadmeters voor de medewerkers.

scope
Het project was veelomvattend want Ultimo moest naast het overnemen van de huidige functionaliteiten van het werkplaatsbeheer in Exact ook een aantal andere processen gaan ondersteunen. De wens was namelijk om Ultimo niet alleen in te gaan zetten als assetmanagementsysteem maar ook als werkplaatssysteem. Daarbij zijn onderwerpen zoals Objectenbeheer, Werkorderbeheer, Periodiek onderhoud en Magazijnbeheer relevant.

Daarbij horen een aantal hoofdprocessen (aangegeven in het groen in onderstaande figuur). Maar ook hebben we bijvoorbeeld de modules ‘projecten’, het contractbeheer- en het schadebeheer meegenomen in de implementatie. Daarnaast stond ook het realiseren van een aantal koppelingen met andere systemen op de planning.

aanpak

Het project is gefaseerd aangepakt volgens de door ons veelgebruikte DMAIC-methode. Dit zorgt voor structuur en een goed doordachte opbouw. Daarbij is veel aandacht besteed aan de huidige situatie bij Spaansen: Waar lopen we tegenaan en wat gaat er goed? De focus lag daarbij op de hoofdprocessen. Daarna is gekeken naar hoe de toekomstige situatie eruit moet komen te zien voor deze hoofdprocessen en aan welke eisen Ultimo moet voldoen om deze situatie te kunnen realiseren. Daarbij stonden gebruiksgemak en een lean-proces wederom voorop. Hieruit is een “Pakket van Eisen” gekomen met per punt een tijdsinschatting om dit te realiseren en een prioriteitsnotering.

Daarmee kon vervolgens een planning worden gemaakt. Naast de configuraties die wij hebben gedaan in Ultimo was er namelijk ook veel te doen voor de medewerkers van de werkplaatsreceptie. Bijvoorbeeld het goed inrichten van het periodiek onderhoud; het magazijn voorzien van de nieuwe barcodelabels en het testen van de processen en functionaliteiten van het systeem toegepast op hun eigen dagelijkse werkzaamheden.

livegang
Ultimo moest het ERP-systeem Exact op het gebied van het werkplaatsbeheer gaan vervangen. Omdat het om een migratie ging, hadden we te maken met een officiële livegangdatum waarop we officieel van start gingen. Die dag, 2 maart, startte de werkplaats met het werken met jobs, bestellingen en het voorraadbeheer in Ultimo. Vibber heeft tijdens de livegang en de weken daarna intensieve ondersteuning geboden op locatie aan de medewerkers. Onze ervaring is namelijk dat er tijdens deze periode de meeste vragen op komen borrelen, omdat dan de uitgedachte theoretische werkwijze de praktijk ontmoet.

belangrijkste eisen en de geïmplementeerde oplossingen

Datamigratie

Er is een datamigratie gedaan vanuit Exact. In Exact stonden bijvoorbeeld alle assets, artikelen en leveranciers die we ook in Ultimo nodig hadden. Daarbij is er gekeken naar de plaats waar data in Ultimo terecht moest gaan komen. Ook is er eerst goed gekeken naar het opschonen van de data omdat er over de jaren heen vervuiling was ontstaan in Exact. Zo konden daar oude artikelen niet in de prullenbak worden geplaatst.

Dashboard voor de receptie

Het dashboard in Ultimo geeft je realtime info over de processen in de werkplaats. Per rol en gebruiker kan worden bepaald wat er op het dashboard zichtbaar is. De belangrijkste indicatoren en openstaande acties dienen direct zichtbaar te zijn wanneer de gebruiker inlogt.

Er is een aparte workshop gehouden voor het samenstellen van de elementen van het dashboard en gewenste rapportages vanuit Ultimo. Daarin is de vraag gesteld: Wat heb je nodig om de processen die door Ultimo lopen te kunnen monitoren en sturen?

Daaruit zijn o.a. de volgende overzichten/tellers gekomen;

• De huidig ingeklokte medewerkers per team. Daarmee kunnen beide coördinatoren van de werkplaats in de gaten houden hoeveel mensen er op jobs zijn ingeklokt op de dag.
• Jobs die administratief afgehandeld kunnen worden; dit zijn jobs die gereed zijn gemeld. Werkzaamheden aan de asset zijn afgerond en de administratieve afhandeling van de job kan nu gaan starten.
• Openstaande bestellingen die de ingelogde gebruiker heeft gedaan: Hiermee kan de gebruiker zijn lopende bestellingen opvolgen.
• Aflopende contracten; Dit is bedoeld voor zowel de leasecontracten van personenauto’s maar o.a. ook de onderhoudscontracten of de prijsafspraken met leveranciers over onderdelen.
• Goedkeuren van de uren per week in batch en de urenweekstaat

Het controleren van uren kost veel tijd voor de receptie. Daarvoor zijn de monteurs zelf verantwoordelijk gemaakt om ervoor te zorgen dat hun geboekte uren kloppen. Ze kunnen deze dus ook zelf controleren en corrigeren. Na deze controle doet de receptie wekelijks nog een finale check, waarna de gewerkte uren van die week van de medewerkers worden goedgekeurd. Vervolgens kan er een urenstaat voor HR worden gegenereerd. Deze urenstaat is ook voorzien van de verlofuren, ziekgemelde uren en schooluren, zodat er een goed overzicht ontstaat van de gewerkte uren en eventuele overuren. Deze verlofuren importeren we daarvoor vanuit Afas in Ultimo evenals de contracturen per week.

Gebrekenproces

Voor chauffeurs is de mogelijkheid gebouwd van het melden van gebreken via de selfservice mobile app van Ultimo. Voorheen werkte de werkplaats met een formulier dat de chauffeur moest invullen en afgeven. Nu kunnen chauffeurs een melding doen op het moment dat het gebrek wordt opgemerkt. Ze kunnen er ook nog een foto bijvoegen ter verduidelijking. De melding van het gebrek komt direct binnen bij de werkplaats. Daarnaast wordt er bij het aanmaken van een nieuwe job ook aangegeven wanneer er gebreken op het voertuig zijn gemeld. De chauffeur kan in de app inzien of het gebrek is verholpen of dat het om een bepaalde reden is komen te vervallen.

Koppeling Exact facturen

De assets die Spaansen Materieel en Techniek beheert, zijn eigendom van de verschillende bv’s van Spaansen (de interne klant). De kosten voor werkzaamheden aan deze assets dienen daarom te worden gefactureerd aan deze bv’s. Dit doet Spaansen Materiaal en Techniek door alle werkzaamheden d.m.v. de werkopdracht (Job) en de daarbij behorende gewerkte uren, voorraadartikelen, inkopen en externe diensten in Ultimo op een verzamelfactuur te zetten per interne klant samen met inkoopfacturen die direct doorbelast dienen te worden. Deze verzamelfacturen worden vervolgens naar Exact doorgeschoten waar ze als verkoop-verzamelfacturen worden ingeladen en vervolgens kunnen worden gefactureerd.

Webshop (OCI) koppeling met Wijlhuizen

Om het bestellen van artikelen via de Wijlhuizen-webshop efficiënt te maken hebben we een OCI-koppeling gerealiseerd. Door middel van deze koppeling kan Spaansen direct artikelen uit de webshop van Wijlhuizen toevoegen aan hun winkelmandje en deze importeren naar Ultimo. Vervolgens wordt deze bestelling geactiveerd en verzonden naar Wijlhuizen. Dit zorgt ervoor dat een bestelling niet dubbel geregistreerd hoeft te worden en dat de prijzen van de bestelling ook direct kloppend zijn. Spaansen hoopt in de toekomst meer leveranciers op deze wijze te kunnen koppelen.

Kilometerstanden import

We hebben een koppeling gecreëerd waarmee we dagelijks de kilometerstanden vanuit de boordcomputer Logi-app in de vrachtwagen importeren in Ultimo. Wanneer er een job voor dit voertuig wordt geactiveerd in Ultimo dan wordt de laatst bekende kilometerstand bij deze job gelogd. Dit zorgt ervoor dat de kilometerstand niet handmatig hoeft te worden genoteerd, wat vaak wordt vergeten. Door het loggen van de kilometerstand bij een job kan er worden teruggezocht bij welke kilometerstand bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd.

nazorg en continue verbetering
Na een implementatietraject vinden we het erg belangrijk dat er goede nazorg wordt geboden. Vaak doen we dit in de vorm van een CAAS-(Consultancy as a Service) abonnement. Daarmee bieden we de klant een aantal dagen per jaar consultancy aan dat naar wens kan worden ingepland, zo ook bij Spaansen. In deze dagen komen we op locatie en ondersteunen we de medewerkers bij het goed uitvoeren van de -tijdens het implementatietraject bepaalde- werkwijze of schaven we samen met de medewerkers werkwijzen bij. Ook helpen we de klant om nieuwe functionaliteiten welke niet in de scope van het implementatietraject waren opgenomen, maar wel waardevol zijn voor de klant, te implementeren.

Naast deze dagen op locatie zorgen we er ook voor dat we via de mail en telefoon een vraagbaak zijn voor de medewerkers, zodat ze bij vragen of problemen toch altijd weer snel door kunnen werken.

vervolg
Na dit project zijn we verheugd om te melden dat we in augustus starten met het tweede implementatieproject bij Spaansen. Ditmaal voor Spaansen Bouwsystemen in Harlingen. Hiervoor gaan we de module Technische Dienst van Ultimo implementeren.