grip op sleutelbeheer en de servicekostenafrekening

De Volksbank Main-Tauber is begin 2021 begonnen met de implementatie van Ultimo waarbij de nadruk op de facilitaire afdeling lag. Vibber heeft hierbij met trots mogen ondersteunen bij het sleutelbeheer en de realisering van de ‘servicekostenafrekening’. Een ‘servicekostenafrekening’ is de definitieve afrekening van diverse kosten binnen een huurpand, denk hierbij aan energiekosten, onderhoud van de lift e.d. Door de implementatie van Ultimo software heeft de Volksbank Main-Tauber grip op sleutelbeheer en de ‘servicekostenafrekening’. In deze case vertellen we u er meer over!

over de Volksbank Main-Tauber

In 1862 werd de Spar- und Vorschussvereins Tauberbischofsheim opgericht, de voorganger van wat nu meer dan 150 jaar later de Volksbank Main-Tauber is. Deze bank, met 34 locaties, bevindt zich in het Duitse bondsland Badem-Württemberg. De dienstverlening omvat zowel de privé als de publieke sector en deze worden door de 450 medewerkers dagelijks bediend.

feilloos sleutelbeheer binnen de bank

De bank heeft een eigen facilitaire afdeling die de panden beheert en onderhoudt. Daarnaast hebben zij de verantwoordelijkheid over het sleutelbeheer van de gehele bank. Dit omvat talrijke unieke sleutels waarvan ten alle tijden bekend moet zijn waar deze zich bevinden. Het sleutelbeheer was al ondergebracht in een ander systeem. Dit systeem was niet gebruiksvriendelijk en optimaal voor goede sturingsinformatie. Dus besloot Main-Tauber om Ultimo aan te schaffen. Ultimo software kan namelijk naast het sleutelbeheer ook de andere facilitaire processen ondersteunen waardoor de bank weer een nieuwe groei doormaakt.

vibber als implementatiepartner

Vibber is officieel implementatiepartner van Ultimo en had al ervaring met de inrichting van dergelijke processen. Daarom besloot Ultimo, vibber te betrekken bij het implementatie project van sleutelbeheer en de ‘servicekostenafrekening’. Door middel van de ervaringen uit het verleden kon vibber de klant aan de hand van bestaande voorbeelden adviseren over de inrichting van de nieuwe processen.

uitdagingen tijdens de implementatie

Er lag een uitdaging in de datamigratie van het bestaande systeem voor het steutelbeheer naar de Ultimo-omgeving. De data kon enkel op een aantal manieren worden geëxporteerd, daarbij was er weinig tot geen duidelijkheid over de samenhang tussen de verschillende exports. Ook bij de ‘servicekostenafrekening’ was dit een uitdaging met Excel. Verschillende berekeningsmethodes zijn gebruikt om tot een totaal bedrag te komen. Zo werden sommige kostencomponenten afgerekend per vierkante meter en andere op basis van een percentage. Daarnaast moest het mogelijk zijn om de reeds betaalde voorschotten zo te registreren dat deze in mindering op de uiteindelijke factuur gebracht werden. Kortom, een simpele en eenduidige werkwijze was hier echt nodig.

aanpak implementatie sleutelbeheer en servicekostenafrekening

Vanuit vibber hebben we de thema’s in twee losse sessies met de klant besproken. Voor het sleutelbeheer zijn we stuk voor stuk de export-bestanden doorgegaan en hebben we bepaald welke data overgenomen moest worden in Ultimo. Vibber heeft deze bestanden vervolgens samengevat in een Excel en met behulp van formules de verbanden gelegd. Daarna is de Data Collection Sheet (DCS) van Ultimo gebruikt om de data te importeren. De bank heeft dit vervolgens in het testsysteem van Ultimo gevalideerd. Na twee pogingen was de import akkoord en kon deze naar het productie systeem overgezet worden.

Voor de ‘servicekostenafrekening’ heeft vibber de Excel erbij gepakt en gedefinieerd welke berekeningsmethodes er minimaal moesten zijn. Met vibber’s ervaringen uit het verleden is geadviseerd zo eenvoudig mogelijk te beginnen. Waar mogelijk is er geautomatiseerd, bijvoorbeeld bij het aanmaken van de ‘servicekostenafrekening’ vanuit een huurcontract. In dat geval wordt het reeds betaalde voorschot overgenomen in de factuur.

het implementatie resultaat

Door de implementatie van de Ultimo software heeft de Volksbank Main-Tauber een duidelijk overzicht van alle sleutels die in beheer zijn. Daarnaast besparen ze veel tijd met het aanmaken en verwerken van de ‘servicekostenafrekening’. Deze tijd kan ingezet worden om andere processen binnen de organisatie te optimaliseren. En zo een nog hoger niveau van dienstverlening te bereiken!

samenwerking met vibber

De bank is erg positief over de samenwerking met vibber en werkt nu al een tijdje met Ultimo binnen de facilitaire afdeling. Ook wordt er volop gewerkt aan het invoeren van de diverse huurcontracten en het bijhouden van de sleutelmutaties binnen de Volksbank Main-Tauber. Vibber hoopt in de toekomst de bank ook weer te mogen ondersteunen bij uitbreidingen in Ultimo.

Bent u ook benieuwd wat vibber kan betekenen voor uw Ultimo implementatie? Neem dan contact op met Angelo Cancedda.