werkplaatsplanning is minimaal het halve werk

Doordat wij in het verleden een vernuftig project op het gebied van werkplaatsplanning mochten verzorgen, hebben wij een goede neus voor ‘valse lucht’ ontwikkeld. En helaas is dát hetgeen wij nog zéér regelmatig aantreffen in het plansysteem van menig autobedrijf.

Dit is het tweede artikel in een serie over het belang van aftersales voor het rendement van een autobedrijf. Wat ons betreft, nog steeds een blinde vlek in autoland.

werkplaatsplanning systemen

Voor het plannen van de werkplaats zijn verschillende systemen beschikbaar. Veel autobedrijven maken gebruik van een geïntegreerde planningsmodule van een dealer- of garagemanagementsysteem. Andere hebben geïnvesteerd in een digitaal plansysteem, zoals Plan-IT of MecaPlanning. Maar ook zien we nog steeds fysieke planborden aan de muur met schouderkaartjes of werkorders. En héél soms nog een grote agenda op het bureau van de service adviseur. Maar met welk systeem er ook gepland wordt, de kwaliteit van de werkplaatsplanning wordt nog steeds bepaald door de gebruiker.

In het eerste artikel in deze serie over aftersalesrendement gaven wij al aan dat de werkplaatsplanning van menig autobedrijf rammelt. En dat heeft meerdere oorzaken, waarvan we er in dit artikel een aantal behandelen. Maar voordat we dat doen, eerst dit.

wet van Parkinson

Cyril Northcote Parkinson schreef in 1955 een stuk in The Economist, waarin hij refereerde aan het feit dat de omvang van het Britse rijk afnam terwijl er steeds meer ambtenaren nodig waren. Tegenwoordig bedoelt men met de (Eerste) Wet van Parkinson dat het werk net zo lang duurt als de tijd die hiervoor beschikbaar is. Met andere woorden, als je ergens een uur de tijd voor krijgt, dan zul je de taak waarschijnlijk ook binnen een uur afronden. Maar als je voor dezelfde taak slechts 30 minuten krijgt, dan lukt het waarschijnlijk ook binnen deze tijd.

Uit ervaring weten wij dat de Wet van Parkinson ook van toepassing is op de werkplaats. En om die reden noemen we hier vijf oorzaken, die ervoor zorgen dat autobedrijven niet het maximale uit hun werkplaatsplanning halen.

aftersalesrendement

In veel autobedrijven wordt subjectief en op gevoel gepland en niet aan de hand van objectieve planningsregels. Dit betekent bijvoorbeeld dat een service adviseur op basis van persoonlijke ervaring tijd reserveert voor werkplaatsdoorgangen in plaats van dat hij vasthoudt aan vastgestelde flatratetijden. Er wordt dus regelmatig te veel tijd hiervoor ingepland. Of anders gezegd: dat er dus te weinig werk ingepland wordt met als risico dat de werkplaats om 15:30 uur helemaal stil valt. Killing voor het aftersalesrendement! Andere voorbeelden van objectieve planningsregels zijn maximale aantallen voor wachtklanten, complexe diagnoses en proefritten met klanten (in geval van klachten).

buffer

Vaak zien we ook dat niet alle productieve monteurs in de planning staan. Met als resultaat dat niet alle beschikbare uren ingepland worden en er een onwenselijke buffer ontstaat (lees: valse lucht in de planning). Wij adviseren dan ook om te allen tijde vanuit de werkelijke beschikbaarheid te plannen. Dus alle monteurs in de planning, maar uiteraard wel rekening houden met verlof, ziekte, scholing etc.

werkplaatsplanning indelen

In combinatie met het tweede punt komt het ook voor dat niet alle werkzaamheden opgenomen worden in de planning. Meerdere autobedrijven kiezen er bijvoorbeeld voor dat interne werkzaamheden (zoals het klaarmaken van nieuwe auto’s) niet in de planning gezet worden. Deze worden dan gebruikt om gaten – die doorgaans ontstaan omdat er niet goed gepland wordt?! – te vullen. En dit leidt altijd tot een suboptimale planning. Ons advies is dan ook: zet alle productieve monteurs in de planning én plan alle werkzaamheden ook daadwerkelijk in.

te veel werk

De vorige drie punten zorgen ervoor dat genoeg werk wordt ingepland. Het is ook zeer belangrijk dat er ook niet te veel tijd ingepland wordt. Wij zijn er dan ook groot voorstander zijn dat er – op basis van objectieve cijfers uit het verleden – rekening wordt gehouden met een capaciteitsreserve. Enerzijds omdat er uit geplande werkplaatsdoorgangen onvoorzien meerwerk kan volgen. Anderzijds omdat een autobedrijf ook te maken heeft met ongepland werk (zoals stranders of binnenvallers).

APK

Tenslotte constateert vibber ook dat er niet genoeg gebruikt gemaakt wordt van beschikbare competenties. Het komt voor dat er APK’s worden ingepland op een dag dat er helemaal geen APK-keurmeester aanwezig is, dat is natuurlijk niet de bedoeling. Het komt ook voor dat complexe diagnoses worden gepland terwijl diagnosetechnici hier niet genoeg tijd voor hebben. Beschikbare resources zoals: specifieke bruggen, bandenapparaten en aircoapparaten worden te vaak niet in de planning meegenomen.

hoe vibber werkplaatsplanning ziet

Beargumenteren wij met dit artikel de werkplaatsplanning dag in dag uit snaarstrak moet zijn? Dat we monteurs over de kling moeten jagen? Of dat kwantiteit belangrijker is dan kwaliteit? Nee, natuurlijk niet! Maar we vinden wel dat er goed nagedacht moet worden over hoe het werkelijk beschikbare aantal uren optimaal benut kan worden. En dan mag er best een gezonde druk op de werkplaats staan. Want een gezonde druk komt de productiviteit ten goede. En overigens ook de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden, aldus menig chef werkplaats. Een verhoging van de productiviteit met vijf procent komt neer op € 10.000 additionele winst per monteur per jaar.

Wil je hierover eens verder van gedachten wisselen? Of heb je andere aftersalesuitdagingen, neem dan gerust contact met ons op.

Remco de Vette (06 21 28 02 06 | r.devette@vibber.nl)

De marges in automotive-retail zijn flinterdun. Binnen vibber begrijpen wij er niets van dat maar weinig autobedrijven écht werk maken van hun aftersalesbijdrage. Wij zien het geld simpelweg op straat liggen en bijna niemand bukt?! En dat moet anders, vinden wij. De komende periode brengen wij iedere week een artikel uit, waarin we een relevant aftersalesthema behandelen.

Kijk hier voor eerder verschenen artikelen:

Artikel 1: Het belang van aftersales voor het rendement van een autobedrijf, nog steeds een blinde vlek in autoland