een goede werkplaatsplanning is het halve werk (en misschien wel méér)

vibber. Vooruit in beweging, bewogenheid en resultaat.

Doordat wij in het verleden een vernuftig project op het gebied van werkplaatsplanning mochten verzorgen, hebben wij een goede neus voor ‘valse lucht’ ontwikkeld. En helaas is dát hetgeen wij nog zéér regelmatig aantreffen in het plansysteem van menig autobedrijf.

Dit is het tweede artikel in een serie over het belang van aftersales voor het rendement van een autobedrijf. Wat ons betreft, nog steeds een blinde vlek in autoland.

Voor het plannen van de werkplaats zijn verschillende systemen beschikbaar. Veel autobedrijven maken gebruik van een geïntegreerde planningsmodule van een dealer- of garagemanagementsysteem. Andere hebben geïnvesteerd in een digitaal plansysteem, zoals Plan-IT of MecaPlanning. Maar ook zien we nog steeds fysieke planborden aan de muur met schouderkaartjes of werkorders. En héél soms nog een grote agenda op het bureau van de service adviseur. Maar met welk systeem er ook gepland wordt, de kwaliteit van de werkplaatsplanning wordt nog steeds bepaald door de gebruiker.

In het eerste artikel in deze serie over aftersalesrendement gaven wij al aan dat de werkplaatsplanning van menig autobedrijf rammelt. En dat heeft meerdere oorzaken, waarvan we er in dit artikel een aantal behandelen. Maar voordat we dat doen, eerst dit.

wet van Parkinson

Cyril Northcote Parkinson schreef in 1955 een stuk in The Economist, waarin hij refereerde aan het feit dat de omvang van het Britse rijk afnam terwijl er steeds meer ambtenaren nodig waren. Tegenwoordig bedoelt men met de (Eerste) Wet van Parkinson dat het werk net zo lang duurt als de tijd die hiervoor beschikbaar is. Met andere woorden, als je ergens een uur de tijd voor krijgt, dan zul je de taak waarschijnlijk ook binnen een uur afronden. Maar als je voor dezelfde taak slechts 30 minuten krijgt, dan lukt het waarschijnlijk ook binnen deze tijd.

Uit ervaring weten wij dat de Wet van Parkinson ook van toepassing is op de werkplaats. En om die reden noemen we hier vijf oorzaken, die ervoor zorgen dat autobedrijven niet het maximale uit hun werkplaatsplanning halen.

1.    In veel autobedrijven wordt subjectief en op gevoel gepland en niet aan de hand van objectieve planningsregels. Dit betekent bijvoorbeeld dat een service adviseur op basis van persoonlijke ervaring tijd reserveert voor werkplaatsdoorgangen in plaats van dat hij vasthoudt aan vastgestelde flatratetijden. Gevolg is dat er regelmatig teveel tijd gereserveerd wordt. Of anders gezegd: dat er dus te weinig werk ingepland wordt met als risico dat de werkplaats om 15:30 uur helemaal stil valt. Killing voor het aftersalesrendement! Andere voorbeelden van objectieve planningsregels zijn maximale aantallen voor wachtklanten, complexe diagnoses en proefritten met klanten (in geval van klachten).

2.    Vaak zien we ook dat niet alle productieve monteurs in de planning staan. Met als resultaat dat niet alle beschikbare uren ingepland worden en er een onwenselijke buffer ontstaat (lees: valse lucht in de planning). Wij adviseren dan ook om te allen tijde vanuit de werkelijke beschikbaarheid te plannen. Dus alle monteurs in de planning, maar uiteraard wel rekening houden met verlof, ziekte, scholing etc.

3.    In combinatie met het tweede punt komt het ook voor dat niet alle werkzaamheden opgenomen worden in de planning. Meerdere autobedrijven kiezen er bijvoorbeeld voor dat interne werkzaamheden (zoals het klaarmaken van nieuwe auto’s) niet in de planning gezet worden. Deze worden dan gebruikt om gaten – die doorgaans ontstaan omdat er niet goed gepland wordt?! – te vullen. En dit leidt altijd tot een suboptimale planning. Ons advies is dan ook: zet alle productieve monteurs in de planning én plan alle werkzaamheden ook daadwerkelijk in.

4.    Bovenstaande drie punten zijn erop gericht om te voorkomen dat er te weinig werk ingepland wordt. Maar tegelijkertijd moet ook voorkomen worden dat er te veel werk wordt ingepland. Wij zijn er dan ook groot voorstander zijn dat er – op basis van objectieve cijfers uit het verleden – rekening wordt gehouden met een capaciteitsreserve. Enerzijds omdat er uit geplande werkplaatsdoorgangen onvoorzien meerwerk kan volgen. Anderzijds omdat een autobedrijf ook te maken heeft met ongepland werk (zoals stranders of binnenvallers).

5.    Tenslotte constateren we ook dat er soms onvoldoende rekening wordt gehouden met beschikbare competenties. Zo komt het voor dat er APK’s worden gepland op een dag dat er helemaal geen APK-keurmeester aanwezig is. Of dat er veel meer complexe diagnoses worden gepland dan de beschikbare diagnosetechnici aankunnen. Maar ook zien we dat er niet altijd rekening wordt gehouden met beschikbare resources (zoals bijvoorbeeld specifieke bruggen, bandenapparaten en aircoapparaten).

Beargumenteren wij met dit artikel de werkplaatsplanning dag in dag uit snaarstrak moet zijn? Dat we monteurs over de kling moeten jagen? Of dat kwantiteit belangrijker is dan kwaliteit? Nee, natuurlijk niet! Maar we vinden wel dat er goed nagedacht moet worden over hoe het werkelijk beschikbare aantal uren optimaal benut kan worden. En dan mag er best een gezonde druk op de werkplaats staan. Want een gezonde druk komt de productiviteit ten goede. En overigens ook de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden, aldus menig chef werkplaats. Een verhoging van de productiviteit met vijf procent komt neer op € 11.000 additionele winst per monteur per jaar.

Wil je hierover eens verder van gedachten wisselen? Of heb je andere aftersalesuitdagingen, neem dan gerust contact met ons op.

Jaap Geertman (06 12 21 94 68 | j.geertman@vibber.nl)

John de Vette (06 11 16 94 82 | j.devette@vibber.nl)

Remco de Vette (06 21 28 02 06 | r.devette@vibber.nl)

De marges in automotive-retail zijn flinterdun. Binnen vibber begrijpen wij er niets van dat maar weinig autobedrijven écht werk maken van hun aftersalesbijdrage. Wij zien het geld simpelweg op straat liggen en bijna niemand bukt?! En dat moet anders, vinden wij. De komende periode brengen wij iedere week een artikel uit, waarin we een relevant aftersalesthema behandelen.

Kijk hier voor eerder verschenen artikelen:

vibber. Toekomstgericht met aandacht voor continuïteit en duurzaamheid.

wat ons bezighoudt
Benieuwd wat ons bezighoudt? Hier vind je ons nieuws, onze cases, blogs en meer.

Vibber

ontdek vibber in onze bedrijfsvideo

W&D consultants en WEL Company, twee bedrijven, één DNA. Humor, strijdlust en broederschap. Beide gestart vanuit een passie voor...

Vibber

van W&D consultants en WEL Company naar vibber

Twee bedrijven, één DNA. Speciaal voor de lancering van vibber creëerden wij een uniek boek dat het...

Projects

de digitalisering van aftersales binnen Toyota

Binnen steeds meer automotive organisaties is een digitale transformatie van aftersales-processen zichtbaar....

Projects

assetbeheer & organisatieontwikkeling voor de Gemeente Maassluis

Gemeente Maassluis stond voor de uitdaging om haar eigen wagenpark en materieel te verduurzamen tegen...

People

meer autonomie en zelfsturing voor Neo-Mundo

Mijke Eggink, eigenaresse van Neo-Mundo, is gefascineerd door de theorieën over autonomie en zelfsturing...

Vibber

vibber academy

Vibber staat voor vooruitgang en beweging. Om dit te realiseren, is persoonlijke ontwikkeling en het werven van kennis binnen jouw organisatie een must. Door hierop te focussen,...

People, Projects

hét antwoord op een dalende aftersalesbijdrage

Het rendement binnen de automotive-retail (en dan vooral van dealerbedrijven) staat al jaren onder de druk....

Audits

respect voor de relatie tussen importeur en dealer

Hoe betrouwbaar auto’s ook zijn, het kan natuurlijk altijd voorkomen dat er binnen de garantietermijn iets...

Meer weten?

Neem vooral contact met ons op!

Bandijkweg 46A
2676 LJ Maasdijk

hallo@vibber.nl
+31 (0) 174 730 419

© 2020 vibber B.V.