Looije Verpakkingen: vooruit in facilitymanagement

Looije Verpakkingen is in de afgelopen jaren sterk gegroeid. Naast uitzendbureaus zijn er een aantal mooie bedrijven opgezet waar aan eigen sorteerlijnen groente en fruit om- en verpakt worden. Ook zijn er mooie ambities voor de toekomst, waaronder extra eigen verpakkingslijnen en duurzaam ondernemen. Door te investeren in eigen verpakkingslijnen wil directeur Piet Looije inspelen op de veranderende uitzendbranche. De wetgeving rondom het uitzenden van arbeidsmigranten verandert waardoor het slimmer is om zelf personeel aan te nemen die de eigen verpakkingslijnen bedient in plaats van personeel uit te zenden naar klanten om daar de verpakkingslijnen te bedienen.

duurzaamheid
Op het gebied van duurzaamheid wil Piet Looije echt bijdragen aan een betere wereld en daarin ook voorop lopen en een voorbeeld zijn voor andere ondernemers. Deze twee speerpunten staan de komende jaren centraal. Door de groei van de afgelopen jaren en de ambities voor de toekomst zijn er een aantal optimalisatietrajecten ingezet binnen de diverse Looije organisaties. Omdat zij daar zelf beperkte capaciteit voor hadden, hebben zij vibber gevraagd een aantal van deze trajecten te begeleiden.

Looije verpakkingen optimaliseert
Eén van de trajecten is het optimaliseren van de afdeling Facilities. Hier heeft vibber een start in mogen maken met het leveren van diensten als interim-facilitymanager. Nadat er een vaste facilitymanager in dienst is gekomen die zich verder gaat focussen op de activiteiten binnen Facilities en de samenwerking met andere afdelingen, mocht vibber actief blijven binnen de afdeling. Niet als interim-manager, maar om een facilitair systeem te implementeren.

verpakkingsbranche
De keuze is gevallen op Ultimo Software. Op basis van een demo gegeven door Ultimo zelf bleek dat deze software goed kan aansluiten op de eisen van Looije. Ook tijdens een referentiebezoek bij Nature’s Pride werd zichtbaar hoe de Ultimo software in de verpakkingsbranche ingezet kan worden. Vibber is samenwerkingspartner van Ultimo en heeft een ruime ervaring met Ultimo-implementaties.

over Looije Verpakkingen
P.Looije ontzorgt zijn opdrachtgevers bij het om- en verpakken van foodproducten, waarbij ze bouwen aan een duurzame relatie met klanten en medewerkers. Het streven naar de perfecte werkomgeving speelt hierbij een grote rol. Continue ontwikkeling van hun machines, methodes en werkwijze zorgen ervoor dat Looije Verpakkingen voorop blijft lopen in de sector in Nederland. Flexibiliteit, betrouwbaarheid, teamwork en resultaatgerichtheid zijn hun kernwaarden en zij zorgen dat ze hun missie kunnen blijven volbrengen.

Looije facilities
P.Looije Facilities is onderdeel van de P. Looije holding; ze beheren alle fysieke assets van de bedrijven die binnen de holding vallen zoals de huizen, kantoren, machines en voertuigen. Hierdoor zorgen ze ervoor dat de kernactiviteiten van de andere bedrijven binnen de holding zo goed mogelijk worden ondersteund door de assets.

implementatie-aanpak
P.Looije heeft samen met vibber ervoor gekozen om als eerst het beheer van de huizen, waarin werknemers gehuisvest zijn, in de Ultimo Gebouwen-module te implementeren. Dit word de eerste sprint genoemd. Na deze sprint zullen er nog drie sprints volgen. De eerste is voor het inpakken of ompakken van het fruit. Hiervoor zijn certificeringen die benodigd zijn binnen de organisatie en de voertuigen.

sprint aanpak
De eerste sprint heeft drie maanden in beslag genomen. Het doel van deze eerste sprint was dat Ultimo inzicht zou bieden in de gegevens en onderhoudshistorie van alle huizen en daarnaast dat het de werkprocessen omtrent het beheer van de huizen zou ondersteunen. Gebruiksvriendelijkheid voor de gebruikers die de app op hun telefoon of tablet tijdens hun werkzaamheden gebruiken was daarbij erg belangrijk. Daarnaast was het uitgangspunt om de software zo lean mogelijk in te richten. Dus alles wat ingevoerd en bijgehouden gaat worden moet ook functioneel zijn. En eventuele configuraties in het systeem moesten altijd bijdragen aan de bovengenoemde doelstelling.

scope
We zijn de sprint gestart met het afstemmen van de scope. Wat valt er binnen deze sprint? Waar ligt de nadruk op? Wat is eventueel nog aanvullend wenselijk mocht er tijd over zijn? Daar kwam een lijst uit met onderwerpen en bijbehorende werkprocessen. Hier is vervolgens een prioritering aan gegeven.

Ultimo-implementatie
Vervolgens is er vrij snel gestart met het invoeren van gegevens in Ultimo. Ultimo is een programma wat meer overzicht creëert dan standaard Excel lijstjes. Met dit programma was geen externe overgang nodig. Hierdoor worden gegevens in een keer geïmplementeerd in een overzichtelijk schema. Dit is een erg groot voordeel: door met het programma test hoe werkprocessen overgaan in het systeem. De eisen aan het systeem zijn een stuk hoger dan met vergelijkbare software.

Looije Verpakkingen consultant
Toen eenmaal deze eisen- en wensenlijst compleet was en ook afgestemd was met de klant is de Ultimo-consultant gestart met configuraties. Deze configuraties zijn per stuk direct opgeleverd nadat ze gereed waren. Hierdoor konden ze direct technisch worden getest en vervolgens ook direct ingezet worden bij het uitvoeren van de werkzaamheden op de afdeling. De medewerkers die Ultimo of Ultimo Go gebruikten, konden dan ook snel feedback geven of het in de praktijk zo goed werkte als theoretisch uitgedacht was. De consultant zorgt voor snelle verwerking van de feedback . Dit zorgde voor een optimale ontwikkeling en feedbackloop.

waar we trots op zijn
De vibber-consultant heeft het projectmanagement verzorgd wat ervoor heeft gezorgd dat de doelstelling gehaald is binnen de geplande tijd. De kracht van onze vibber-consultants is dat ze de verbinding kunnen maken tussen de medewerkers in praktijk, de technische uitwerking en invulling in het systeem. Doormiddel van een luisterend oor naar de wensen en eisen en door deze uit te werken in samenwerking met de Ultimo-consultant worden problemen opgelost. Daarnaast houden vibbers de planning erg goed in de gaten en volgen ze uitgezette acties nauw op. Hierdoor trekken ze de spreekwoordelijke kar van het project.

training voor Looije Verpakkingen
Er zijn handleidingen geschreven ter ondersteuning van de trainingen on the job die door onze consultant verzorgd worden. Deze staan ook in de klantomgeving van Ultimo, zodat de gebruikers van het systeem deze ook tijdens hun werkzaamheden altijd kunnen terug vinden.Wat tijdens dit project erg leuk was om te zien was het enthousiasme van de medewerkers. Ondanks dat er een taalbarrière was (Engels is de voertaal), pakten ze de nieuwe werkmethode snel op. En wat vooral belangrijk was, is dat ze tijdens de configuraties meedachten in hoe ze zo foutloos mogelijk en efficiënt mogelijk met het systeem konden werken. Dat gaf veel voldoening en droeg in grote mate bij aan het succes van dit project.