Om de continuïteit van het wagenparkbeheer te waarborgen, zocht de klant naar een oplossing voor de grote afhankelijkheid van één ervaren beheerder en het gebrek aan structureel vastgelegde onderhoudskennis. De voornaamste uitdaging lag in het transformeren van deze kwetsbare werkwijze naar een eenvoudig en overdraagbaar systeem, zodat cruciale informatie behouden blijft en de operationele processen minder persoonsafhankelijk worden.
Op basis van die gesprekken analyseerden we waar de zwaartepunten lagen. Vervolgens brachten we samen prioriteit aan: eerst de essentiële zaken, daarna pas de wensen. Zo bleef het overzichtelijk en haalbaar. We richtten Ultimo bewust eenvoudig in, met heldere object- en werkorderschermen en preventief onderhoud dat automatisch attendeert op aankomende werkzaamheden. Na testen, rework en begeleiding op locatie gingen we snel live, met ruimte voor nazorg en doorontwikkeling.
We zetten tijdelijk extra capaciteit in door een nieuwe consultant te laten meedraaien in het traject, zonder extra kosten voor de klant. Dat betekende: meer aandacht en slagkracht, twee vaste aanspreekpunten, en een mensgerichte aanpak waarbij we écht begrepen wat Embregts nodig had.
“Het succes van dit soort projecten zit in het samenspel. Een vibber die weet hoe het werkt, en een klant die eigenaarschap pakt. Bij Embregts ging dat razendsnel. Afspraak is afspraak en liever gisteren dan vandaag.”
— Joël Oorenbeek, implementatieconsultant vibber
Waar Embregts eerst vooral reactief handelde, werkt het wagenparkbeheer nu preventief en gestructureerd. Ultimo signaleert tijdig onderhoud, keuringen en werkzaamheden. Alle kennis is vastgelegd in één centrale omgeving, met duidelijke verbanden en snelle inzichten. Met een paar klikken is alle relevante informatie beschikbaar.
Minder risico, meer rust en een stevige basis voor de toekomst. Nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig worden ingewerkt en het wagenparkbeheer blijft doordraaien, ook als mensen wisselen. Embregts heeft nu grip. Niet omdat alles complex is gemaakt, maar juist omdat het simpel is gehouden. Dat maakt het verschil. En daar bouwen ze de komende jaren op verder.
