In de praktijk werkte Fritom met een zelfgebouwd en verouderd systeem. Dat systeem bood te weinig ondersteuning, beperkte automatisering en nauwelijks signalering. Belangrijke informatie kwam te laat of helemaal niet. Keuringen liepen af zonder waarschuwing, onderhoud werd reactief gepland en meldingen kwamen via verschillende kanalen binnen.
De vraag achter de vraag was helder: Fritom wilde niet langer vóór het systeem werken, maar een systeem dat vóór hén werkt. Met meer transparantie tussen afdelingen, betere afstemming met de planning en de stap van reactief naar proactief assetbeheer.
“Dit project was een groot succes omdat de interne kartrekkers bij Fritom weten wat hard werken is en zich volledig hebben ingezet. Een sterk projectteam is 80% van je succes.” — Joël Oorenbeek, implementatieconsultant vibber
Samen met Fritom heeft vibber het project opgezet volgens het DMAIC-principe uit Lean Six Sigma. Dat gaf structuur, duidelijkheid en houvast in een compacte doorlooptijd.
Een belangrijk aandachtspunt was het werken met meerdere BV’s in één Ultimo-omgeving. Door slimme recordautorisatie zijn data gescheiden waar nodig, terwijl de werkwijze voor beide organisaties grotendeels gelijk bleef. Dat voorkomt versnippering en maakt samenwerken eenvoudiger.
Vibber combineerde menselijkheid met scherpte: strakke scopebewaking, korte lijnen en heldere communicatie. Ondanks vertraging in de Transpas-koppeling stond er binnen 2 à 3 maanden, inclusief feestdagen, een werkende omgeving.
Het resultaat is een stabiele Ultimo-omgeving waarin alle afgesproken functionaliteiten zijn ingericht. Medewerkers worden nu actief geïnformeerd over aflopende keuringen, servicecontracten en gepland onderhoud. Dagelijkse en wekelijkse overzichten zorgen dat de planning vooruit kan kijken en niet meer hoeft te reageren op incidenten. Alle asset-gerelateerde meldingen komen binnen via één centraal punt. Dat voorkomt dubbele meldingen en ontzorgt zowel melders als beheerders. Tegelijkertijd ontstaat er een duidelijke en inzichtelijke kostenhistorie per object.
Het systeem ondersteunt het proces, in plaats van andersom. Dat maakt ruimte voor verdere professionalisering en groei.
