De telefoon staat roodgloeiend, de mailbox puilt uit en het ticketsysteem wat ooit is aangeschaft, maakt van elke reactie op een melding een nieuwe melding. Vervolgens lopen er ook nog vier collega’s van verschillende vestigingen langs met een probleem en nemen drie van hen onderweg naar buiten nog even een pak printerpapier en pennen mee. Een dag later blijken die pennen en printerpapier bijna op te zijn. Dit was de dagelijkse realiteit van de facilitair managers van Oostendorp Autogroep.
Via meerdere wegen stroomden dagelijks de meldingen binnen, regelmatig ook nog dezelfde melding van verschillende collega’s. Daarom is Oostendorp op zoek gegaan naar een systeem waarin zij hun incidentbeheer, interne bestellingen en onderhoud konden gaan plannen. De keuze viel uiteindelijk op IFS Ultimo en vanwege onze ervaring in de autobranche en ons partnership met Ultimo mocht vibber Oostendorp begeleiden in dit traject.
Met meer dan 20 vestigingen en panden, met daarin vele malen zoveel assets, is het cruciaal om een duidelijk proces in te richten rond meldingen en bestellingen. Met de implementatie van Ultimo is er een single-point-of-entry gecreëerd met allerlei handige tools om alles in goede banen te leiden. Zo kunnen de vestigingen kantoorartikelen, kleding en andere zaken bestellen via de interne webshop in Ultimo. Ook kunnen zij – uitsluitend voor hun eigen vestiging – meldingen doen en krijgen ze de openstaande meldingen van hun vestiging in beeld tijdens het melden. Op die manier voorkomt Ultimo dubbele meldingen en meldingen op een andere vestiging.
Inmiddels komt 90% van de meldingen binnen via Ultimo en kan men via hun PC of onderweg op hun mobiel meldingen en aanvragen doen. Het resultaat is een facilitaire afdeling met grip, inzicht en controle om zo de gehele groep optimaal van dienst te zijn.
