optimaal inzetten van koppelingen binnen Ultimo

Baur Versand gebruikt als sinds 2018 Ultimo waarbij er een aantal interfaces gebruikt worden. Vibber heeft mogen ondersteunen bij de optimalisatie van deze interfaces. Daarbij hebben we de interfaces met het Active Directory (AD) en Cherwell geoptimaliseerd. Door de ondersteuning van vibber worden de koppelingen binnen Ultimo optimaal ingezet bij Baur Versand. In deze case vertellen we je er meer over!

over Baur Versand

In 1925 werd Baur Versand opgericht door schoenenverkoper Friedrich Baur, hij was de eerste die besloot om schoenen te versturen in Duitsland. Bijna 100 jaar later is Baur Versand nog steeds in Burgkunstadt (DE) gevestigd en inmiddels deel geworden van de Otto Group. Er werken inmiddels meer dan 4.200 medewerkers, die samen een omzet van meer dan 817 miljoen euro realiseren.

tijdsbesparing door te koppelen met andere systemen

Baur Versand heeft al sinds de start met Ultimo in 2018 meerdere interfaces met andere systemen, onder andere met Active Directory (AD) en Cherwell. De interface met het AD is er om geautomatiseerd nieuwe medewerkers in Ultimo aan te maken. In Cherwell worden de facilitaire meldingen aangemaakt door medewerkers. Deze worden vervolgens naar Ultimo doorgestuurd zodat ze ook daar bekend zijn. Voor beide interfaces geldt dat deze al sinds het begin draaien maar geoptimaliseerd moesten worden. De AD interface bestond uit twee delen die elkaar tegenspraken waardoor fouten ontstonden. De Cherwell interface gaf teveel waarschuwingen waardoor het onoverzichtelijk werd in de logs, daarom is gekozen voor koppelingen binnen Ultimo.

vibber als implementatiepartner

Al lange tijd is vibber implementatiepartner van Ultimo en we hebben ervaring met het realiseren en optimaliseren van interfaces. Hierdoor kon vibber de klant optimaal adviseren over de oplossingsrichting. Dit wordt altijd vooraf besproken met de klant zodat er een duidelijk plan ligt dat gevolgd wordt tijdens de optimalisatie.

uitdagingen tijdens de optimalisatie

De voornaamste uitdaging lag in het feit dat de aanpassingen in een werkend systeem gedaan moesten worden. In het geval van de AD interface moest de data op database niveau aangepast worden, dit kon dus niet tijdens werkuren. Daarnaast bleken er dubbele medewerkers aangemaakt te zijn, dit moest eerst opgeruimd worden. Bij de Cherwell interface moesten voornamelijk meldingen weggehaald worden. De uitdaging was echter dat de codering van de etages niet gelijk was aan Ultimo. Er kon dus nooit een match gemaakt worden tussen Cherwell en Ultimo als een melding inclusief etage geïmporteerd werd. Dit zorgde er dan weer voor dat er altijd in beide systemen gekeken moest worden. Dat is uiteraard niet wenselijk en hetgeen wat je wilt voorkomen als je een interface realiseert.

aanpak optimalisatie AD en Cherwell interfaces

Bij beide interfaces hebben we eerst een sessie met de klant gepland, daar hebben we samen de wensen bekeken en beoordeeld. Hieruit zijn losse punten ontstaan die we zijn gaan realiseren. Voor de AD interface hebben we allereerst de bestaande data aangepast zodat deze klaar was voor de nieuwe werkwijze. Daarna hebben we het overbodige deel uit de AD interface gehaald en samen met de klant getest. De klant heeft vervolgens nog één week zelf getest. Daar kwamen kleine optimalisaties uit, deze hebben we direct doorgevoerd. Na akkoord is de gehele aanpassing naar het productiesysteem gezet.

De Cherwell interface hebben we in een Teams meeting met de klant aangepast. We hebben daar gedefinieerd dat er een nieuw veld op het etage scherm moest komen. Hier kan de klant dan het etagenummer van Cherwell vermelden. Aan de hand van dat veld kunnen we dan wel een match maken tussen beide systemen. De klant heeft zelf dit veld gevuld en is meteen gaan testen. Na akkoord hebben we ook deze aanpassing naar het productiesysteem gezet.

het resultaat

Door vibber de optimalisatie uit te laten voeren van de interfaces kan Baur Versand de volgende slag maken in de automatisering van de systemen. Vanuit het AD worden nu alle medewerkers binnen Baur Versand geïmporteerd in Ultimo en hebben ze direct toegang tot de juiste gegevens. Door de Cherwell interface te optimaliseren is het log nu een stuk overzichtelijker geworden. Ook wordt de etage nu juist gekoppeld waardoor er nog maar in één systeem gekeken hoeft te worden. Dit bespaart erg veel tijd bij het oppakken van een melding!

samenwerking met vibber

Baur Versand is blij met de samenwerking met vibber en is van plan ook toekomstig de opdrachten door vibber te laten uitvoeren. Zo wordt er nu alweer gedacht aan nieuwe koppelingen binnen Ultimo om wederom een proces te automatiseren. Vibber hoop in de toekomst Baur Versand ook weer te mogen ondersteunen bij uitbreidingen in Ultimo!

Bent u ook benieuwd wat vibber kan betekenen voor uw Ultimo implementatie? Neem dan contact op met Angelo Cancedda.