Senior officemanager | Jij runt onze interne organisatie

“Heb jij dat al geregeld?” Die vraag hoor jij zelden. Niet omdat collega’s niets nodig hebben, maar omdat jij het meestal al hebt gezien, georganiseerd en opgelost.

Jij wacht niet af tot iemand je een opdracht geeft. Je overziet wat er speelt, bepaalt wat nodig is en zorgt dat het gebeurt. Je brengt rust, bewaakt de voortgang en spreekt mensen aan wanneer afspraken blijven liggen. Tegelijkertijd kijk je voortdurend hoe processen slimmer, eenvoudiger en digitaler kunnen.

Wij zoeken geen administratief ondersteuner die vooral taken uitvoert. Wij zoeken een stevige, moderne en zelfstandige officemanager die onze interne organisatie runt.

Herkenbaar? Dan zoeken wij jou.

Wat ga je doen?

Als senior officemanager ben jij verantwoordelijk voor het servicebureau en de interne organisatie van vibber. Je zorgt ervoor dat onze consultants en directie hun werk optimaal kunnen doen en dat klanten, leveranciers en collega’s professioneel worden geholpen.

Je combineert organisatiekracht met gastvrijheid, digitale vaardigheden en eigenaarschap. Je houdt niet alleen de dagelijkse operatie draaiend, maar verbetert ook de manier waarop we werken. Zie je dat een proces onnodig ingewikkeld is? Dan onderzoek je wat beter kan, werk je een oplossing uit en zorg je dat die wordt ingevoerd.

Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Dat betekent ook dat je zelfstandig prioriteiten stelt, keuzes maakt en collega’s achter de broek zit wanneer dat nodig is.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Het zelfstandig organiseren en bewaken van de volledige interne bedrijfsvoering.
• Het verbeteren, digitaliseren en automatiseren van interne processen.
• Het optimaliseren en beheren van systemen, waaronder AFAS en Microsoft 365.
• Het signaleren van knelpunten en het zelfstandig uitwerken en invoeren van verbeteringen.
• Het ondersteunen en waar nodig bijsturen van consultants en directie op het gebied van planning, afspraken en interne acties.
• Het organiseren en coördineren van de vibber academy, van planning en deelnemerscommunicatie tot locaties en materialen.
• Het ondersteunen van HR processen, zoals recruitment, onboarding, verzuim en personeelsadministratie.
• Het onderhouden van contact met klanten, leveranciers en andere externe partijen.
• Het organiseren van bijeenkomsten, teamdagen, borrels en bedrijfsevenementen.
• Het bewaken van de kantoororganisatie, facilitaire zaken, inkoop en voorraad.
• Het verzorgen van een overzichtelijke administratie en de verwerking van digitale post en facturen.
• Je hoeft al deze werkzaamheden niet vanaf dag één volledig te kennen. We verwachten wel dat je snel overzicht creëert, zelfstandig informatie verzamelt en zaken naar je toe trekt.

Wie ben jij?

Jij bent geen afwachtende ondersteuner, maar iemand die de interne organisatie stevig vastpakt. Je ziet werk voordat het op een actielijst verschijnt en voelt je verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Je bent warm en benaderbaar, maar ook duidelijk. Je vindt het geen probleem om een ervaren consultant of directeur aan te spreken wanneer iets blijft liggen. Je kunt schakelen tussen een klant die belt, een HR vraagstuk, een vastgelopen systeem en een evenement dat georganiseerd moet worden, zonder het overzicht te verliezen.

Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologie en gebruikt digitale hulpmiddelen, automatisering en AI om het werk slimmer te organiseren. Je hoeft niet alles al te kennen, maar je schrikt niet van systemen en vindt het juist leuk om uit te zoeken hoe iets beter kan.

Daarnaast:

• Heb je minimaal een afgeronde associate degree of hbo opleiding, bijvoorbeeld in Office Management, Facility Management, Hotel Management, Hospitality, Bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• Heb je minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een zelfstandige rol als officemanager, operations coördinator, managementondersteuner of manager bedrijfsvoering.
• Heb je aantoonbare ervaring met het zelfstandig organiseren en verbeteren van interne processen.
• Ben je digitaal zeer vaardig en werk je gemakkelijk met Microsoft 365, Excel en verschillende bedrijfssystemen.
• Heb je ervaring met AI toepassingen, automatisering of de motivatie om deze actief in je werk te gebruiken.
• Heb je bij voorkeur ervaring met AFAS of een vergelijkbaar ERP systeem.
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kun je professioneel communiceren met klanten, leveranciers, collega’s en directie.
• Ben je besluitvaardig, stressbestendig en gewend om meerdere verantwoordelijkheden tegelijk te dragen.
• Ben je 32 tot 40 uur per week beschikbaar.
• Ben je in principe minimaal drie dagen per week aanwezig op ons kantoor in Rijswijk.

Deze functie is geen startersfunctie en ook geen klassieke backofficefunctie. We zoeken iemand die voldoende ervaring en stevigheid meebrengt om snel zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen.

Wat biedt vibber?

Bij vibber krijg je veel vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid. Wij zijn een zelfsturende organisatie. Dat betekent dat je invloed hebt op je werk, je ontwikkeling en de manier waarop we onze organisatie inrichten. Het betekent ook dat we verwachten dat je initiatief neemt, keuzes maakt en verantwoordelijkheid draagt voor het resultaat.

Je komt terecht in een team met ongeveer dertig bevlogen professionals. We werken hard, zijn direct en houden elkaar scherp. We zeggen waar het op staat, helpen elkaar vooruit en vinden het belangrijk dat er naast prestaties ook ruimte is voor humor en plezier.

Daarnaast bieden we:

• Een brede en zelfstandige sleutelrol binnen de organisatie.
• Veel ruimte om processen, systemen en werkwijzen naar eigen inzicht te verbeteren.
• Directe samenwerking met de directie en collega’s uit alle divisies.
• Een salaris dat past bij de zwaarte van de functie, jouw ervaring en de verantwoordelijkheid die je draagt.
• De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen via trainingen, opleidingen en de vibber academy.
• Een informele werksfeer met betrokken collega’s, teamdagen, borrels en andere activiteiten.
• Een moderne werkomgeving waarin digitalisering, automatisering en AI actief worden toegepast.

Interesse?

Krijg jij energie van een organisatie die soepel draait omdat jij het overzicht houdt? Ben jij gastvrij én stevig, mensgericht én digitaal, praktisch én altijd op zoek naar verbetering?

Dan maken we graag kennis met je.

Stuur je cv en een korte motivatie naar hallo@vibber.nl. Vertel ons daarin vooral welke interne processen jij zelfstandig hebt verbeterd en hoe jij ervoor zorgt dat collega’s afspraken nakomen.